Acta notarial de manifestación de titularidad real

¿Qué es?
El acta notarial de manifestación de titularidad real es un documento oficial que acredita quiénes son las personas físicas que ejercen el control efectivo de una sociedad, ya sea de forma directa (por participación accionarial) o indirecta (a través de otras empresas). Estas personas son conocidas como titulares reales, y su identificación es un requisito legal en muchos procesos relacionados con la financiación, prevención de blanqueo de capitales, o apertura de cuentas bancarias. La titularidad real suele corresponder a las personas físicas que poseen más del 25% del capital social o que ejercen el control efectivo de la sociedad. Si no existe un titular real claro, el acta puede identificar al administrador o representante legal de la sociedad como responsable.

¿Para qué se utiliza?
Este documento es clave para demostrar quiénes tienen el control efectivo de una empresa. Suele ser solicitado en trámites de financiación, procesos de due diligence, relaciones bancarias o en cumplimiento de normativas legales relacionadas con la transparencia y la identificación de los beneficiarios finales de una sociedad.

¿Dónde se solicita?
Se obtiene en una notaría. El representante legal de la empresa debe acudir a un notario para formalizar el acta.

¿Cómo se solicita?

1. Prepara la documentación necesaria:
   • DNI o NIE del representante legal de la empresa.
   • Escritura de constitución de la sociedad y estatutos actualizados.
   • Libro registro de socios o documentación equivalente que acredite la titularidad.
2. Solicita cita en una notaría:
   • Elige una notaría cercana y agenda una cita para la preparación del acta.
3. Firma del acta:
   • Durante la cita, el representante legal deberá manifestar quiénes son los titulares reales de la sociedad.
   • El notario formalizará el documento y entregará una copia autorizada.

¿Cómo acceder a ella?

1. Consulta a tu gestor o abogado:
   Es habitual que los gestores o asesores legales que trabajan contigo tengan copias actualizadas del acta. Solicítales una copia si la necesitas para algún trámite.
2. Revisa tu archivo corporativo:
   Si gestionas directamente la documentación de tu sociedad, es probable que dispongas de una copia en tu archivo. Verifica si está actualizada según los cambios más recientes en la titularidad real.
3. Solicítala en la notaría:
   Si el acta se otorgó en una notaría, puedes contactar directamente con ella para obtener una copia. Proporciona el nombre de tu empresa y la fecha aproximada en que se firmó el acta para facilitar la búsqueda.

Pasos para obtener el Acta notarial de manifestación de titularidad real desde el notario o Registro Mercantil:

1. Consulta directa con el notario:
   • Contacta con la notaría correspondiente: Si recuerdas el notario que gestionó el acta, ponte en contacto directamente. Si no, revisa con tu gestor o en tus archivos de empresa.
   • Solicita una copia del acta: Asegúrate de tener tu identificación oficial y, si corresponde, tu poder notarial como representante legal.
   • Paga las tasas notariales: El notario te indicará el coste por emitir la copia autorizada o simple del documento.
   • Obtén la copia: Puedes recogerla en persona o recibirla digitalmente, dependiendo de los servicios ofrecidos.
2. Solicitud a través del Registro Mercantil:
   • Confirma el registro provincial correspondiente: Este será el lugar donde se inscribió el acta. Si no estás seguro, consulta otros documentos societarios para verificarlo.
   • Accede al portal del registro: Ingresa al sitio web del Registro Mercantil Central o del registro provincial correspondiente y utiliza la sección de solicitudes de documentos.
   • Busca el acta de titularidad real: Introduce los datos de la empresa, como el nombre completo o su CIF.
   • Completa la solicitud: Proporciona tus datos de contacto e identifica el documento solicitado.
   • Realiza el pago: Abona las tasas correspondientes mediante los métodos disponibles.
   • Recibe el documento: Descárgalo en formato digital o solicita el envío por correo si el registro lo permite.

Este documento tiene una gran relevancia en la tramitación de procesos financieros y administrativos, por lo que es importante asegurarse de mantenerlo actualizado y listo para presentar cuando sea requerido. Si ha habido cambios en la estructura societaria, como la entrada de nuevos socios o cambios en el capital social, es posible que necesites redactar y formalizar un nuevo acta. En este caso, contacta con tu notaría habitual o tu asesor legal para actualizar la información.