Escrituras de modificación societarias:

¿Qué son y para qué sirven?

Las escrituras de modificación societaria son documentos oficiales que recogen cualquier cambio en los aspectos fundamentales de una sociedad. Estos cambios pueden incluir la denominación social, el domicilio fiscal o social, el objeto social, el capital social, la estructura del órgano de administración u otros aspectos relevantes que afectan a la empresa y su funcionamiento.

Son necesarios para acreditar ante terceros (bancos, administraciones públicas, clientes o proveedores) que la información sobre la sociedad está actualizada y refleja fielmente su situación actual. Además, suelen ser solicitadas en procesos de financiación, licitaciones o trámites legales.

¿Dónde se solicitan?
Las escrituras de modificación deben formalizarse en una notaría y posteriormente inscribirse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la sociedad. La inscripción en el Registro Mercantil es obligatoria y garantiza que los cambios sean oponibles frente a terceros.

¿Cómo se obtienen?

1. Identifica los cambios a realizar:
   Define claramente qué aspectos de la sociedad requieren modificación (por ejemplo, cambio de domicilio social, ampliación de capital, etc.).
2. Documentación necesaria:
   • Escritura de constitución original de la sociedad.
   • Documentación que acredite la decisión de los socios o accionistas, como el acta de la junta general donde se haya aprobado la modificación.
   • DNI o NIE del representante legal.
3. Acude a una notaría:
   Solicita una cita para formalizar la escritura de modificación. El notario redactará el documento con base en los cambios aprobados por la junta o el órgano competente de la sociedad.
4. Registro de la escritura:
   Una vez firmada, la escritura debe ser inscrita en el Registro Mercantil para que la modificación tenga validez pública. Este trámite puede realizarlo el notario o la empresa directamente.

¿Cómo acceder a ellas?
Si tu sociedad ya ha realizado cambios y cuentas con las escrituras de modificación societaria, estos son los pasos para acceder a ellas:

1. Consulta a tu gestor o abogado: Los profesionales que gestionan tus asuntos legales o fiscales suelen conservar copias digitales o físicas de estas escrituras. Pídeles directamente una copia para tus trámites.
2. Revisa tu archivo corporativo: Si tienes un archivo físico o digital centralizado para la documentación societaria, es probable que allí encuentres las escrituras de modificación que hayas inscrito previamente.
3. Solicítalas en la notaría: Si no encuentras una copia en tus archivos, puedes solicitarla en la notaría donde se formalizaron los cambios. Proporciona los datos básicos de la escritura, como el tipo de modificación y la fecha aproximada, para facilitar la búsqueda.
4. Consulta el Registro Mercantil: Si necesitas una copia oficial o no tienes acceso directo a las escrituras, puedes solicitarlas en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de tu empresa. Este trámite suele ser rápido y permite obtener copias actualizadas.

Pasos para obtener las Escrituras de modificación societarias desde el notario o Registro Mercantil:

1. Consulta directa con el notario:
   • Localiza la notaría: Contacta con la notaría que gestionó la modificación societaria. Si no lo recuerdas, consulta con tu gestor o revisa el historial de tu empresa.
   • Solicita una copia del documento: Proporciona los datos de la empresa y tu identificación oficial. En algunos casos, será necesario presentar un poder notarial.
   • Abona las tasas notariales: El notario cobrará una tarifa por emitir la copia del documento.
   • Obtén el documento: Recoge la copia en la notaría o recibe una copia digital si está disponible.
2. Solicitud a través del Registro Mercantil:
   • Identifica el registro correspondiente: Asegúrate de saber en qué registro está inscrita tu empresa. Este dato suele estar disponible en la escritura de constitución o en certificados mercantiles anteriores.
   • Accede al portal en línea: Ingresa al sitio web del Registro Mercantil Central o del registro provincial y localiza la sección de solicitudes de documentos.
   • Busca las escrituras de modificación: Introduce el nombre de la empresa o su CIF para localizar el documento requerido.
   • Completa la solicitud: Proporciona los datos necesarios en el formulario, incluyendo tu identificación y documentación adicional si es requerida.
   • Realiza el pago de tasas: Abona los aranceles según las indicaciones del portal.
   • Recibe el documento: Descárgalo en formato PDF o solicita el envío físico, según tus necesidades.

Asegúrate de contar siempre con una copia digital y física bien organizada de las escrituras más recientes para facilitar cualquier trámite administrativo o financiero. De la misma forma, es importante actualizar cualquier documentación adicional que pueda verse afectada por la modificación, como contratos, facturas o registros en plataformas oficiales.Es habitual que las modificaciones societarias sean gestionadas por abogados, gestores o asesores. Mantén una comunicación clara con estos profesionales para asegurarte de que los documentos están actualizados y accesibles.